Så här startar du en 401K-plan för ditt småföretag i 7 steg

Vill du öppna en 401K för ditt företags anställda men vet inte hur? Om JA, här är 7 enkla steg för hur du startar en 401K-plan för ditt lilla företag.

Om du är en liten företagare som är baserad i USA, är chansen stor att du har hört talas om 401 (k) -planen. Men förstår du verkligen vad det betyder och varför det är viktigt? Vet du hur du kommer igång med planen även om du inser hur nyttigt det kan vara ?

Om dina svar på dessa frågor är negativa, är den här artikeln åt dig eftersom den förklarar grunderna du behöver veta om 401 (k) planer, deras betydelse och hur du kan komma igång.

Vad är en 401 (k) plan?

En 401 (k) -plan är ett arbetsgivarsponserat pensionsalternativ som gör det möjligt för anställda att bidra med reglerade medel till sina pensionskonton. Detta bidrag minskar en anställds skatteplikt samtidigt som de låter dem spara under de dagar då de inte längre kan tjäna en inkomst. När arbetstagaren når en viss ålder enligt lagstiftningen får de ta emot de bidrag de gjort på sina konton.

Istället för att erbjuda pensionsplaner som ger pensionärer en fast månadsinkomst har många företag bytt till avgiftsbestämda planer som 401 (k) planer, som kräver att anställda investerar sina egna löner ibland tillsammans med arbetsgivarens.

Arbetsgivare får vanligtvis skatteförmåner för matchning av anställdas bidrag, det vill säga vissa bidrag till deras anställdas 401 000 konton. Matchning ger också ett bra incitament för anställda att delta i planen, och eftersom sådana arbetare är mer benägna att bidra till en plan när en arbetsgivare matchar bidrag.

I själva verket kan det vara enklare och billigare att skapa en pensionsplan än de flesta arbetsgivare tror eftersom många planer inte har några initiala installations- eller underhållsavgifter. Dessutom kanske du kan få skattelättnader och andra incitament för att starta en pensionsplan.

Exempelvis kan eventuella kostnader som du uppbär under installationen troligtvis berättiga till skatteavdrag, och när din plan är igång är arbetsgivaravgifter på anställdas vägnar avdragsgilla.

Det är ett faktum att många arbetsgivare redan tillhandahåller 401 (k) planer till sina team. Society for Human Resource Management (SHRM) fann att 94 procent av företagen tillhandahöll någon typ av pensionsplan 2016. Dessutom gav 74 procent en matchning på en del av eller alla anställdas bidrag till dessa planer. Om andra gör det kan du också göra det. Så här kan du börja.

Varför är 401 (k) -planen viktig?

En 401 (k) plan hjälper till att skapa ett enkelt, skattemässigt fördelat sätt att spara pengar för pensionering. Så genom att ställa in 401 (k) planer för dina anställda, skickar du signaler om att du verkligen bryr dig om dem och om vad som händer med dem när de går i pension. Detta kommer att motivera dina anställda att vara mer engagerade och bidra mer till tillväxten och framgången i ditt företag.

Så när du skapar en 401 (k) plan för dina anställda hjälper du dem direkt att planera en lycklig pension och indirekt bidrar till tillväxten av ditt eget företag.

Att erbjuda en 401 (k) pensionsplan för dina anställda är dessutom ett smart sätt att hjälpa till att jämna ut det professionella spelområdet mellan ditt lilla företag och större företag inom din bransch och utanför.

Förutom den tidigare uttalade fördelen med motivation för dina anställda, kan en bra pensionsplan hjälpa dig att locka duktiga människor på dagens utmanande arbetsmarknad ( eftersom de bara kommer att söka jobb i företag som har långsiktiga planer för dem ).

En annan fördel med 401 (k) -planen är att den kan hjälpa dig att njuta av vissa skattemässiga fördelar som kan vara tillgängliga för dig som arbetsgivare som erbjuder planen. Så dina anställda är inte de enda direktmottagarna; du kan också dra nytta av.

Faktorer som kan hjälpa dig att överväga vilken plan som är rätt för ditt företag

  • Antalet anställda du har

Dina anställda är det första du bör titta på när du funderar på att få en 401k, eftersom antalet anställda du har skulle påverka vilken typ av plan du skulle få. Om du inte har några andra anställda än du och din make eller din affärspartner och vill ha högsta möjliga bidragsgränser, överväg en egenföretagare 401 (k).

Om du har planer på att anställa anställda i framtiden, eller om du redan har anställda, kan du behöva välja mellan en SEP IRA och en ENKEL IRA, som båda kan täcka anställda.

Efter det måste du nu bestämma om du vill finansiera dina anställdas konton av dig själv (SEP) eller om du vill att dina anställda ska bidra (ENKEL). Om du har analyserat alla dessa detaljer korrekt skulle du säga vilken plan som skulle vara bäst för ditt företag.

  • Hur mycket du kan bidra med

När du har övervägt dina anställda måste du nu tänka på hur mycket flexibilitet du vill ha när det gäller bidragsbegränsningar och vem du vill ansvara för att göra sådana bidrag.

En egenföretagare 401 (k) -plan erbjuder största möjliga bidrag eftersom den erkänner att egenföretagare kan vara både anställd och arbetsgivare. I själva verket kan du som anställd göra valfria uppsägningar på upp till 18 500 $ för 2018.

Som arbetsgivare kan du ge ett vinstdelningsbidrag på upp till 25% av ersättningen, upp till maximalt 55 000 dollar för 2018. Om ditt företag inte är integrerat kan du i allmänhet dra av dig själv bidrag från din personliga inkomst. Om ditt företag är inbyggt kan företaget i allmänhet dra av bidragen som en företagskostnad.

Antalet anställda du har eller inte har kommer att påverka vilken typ av plan du väljer. Om du har ett företag med rörlig inkomst och du vill ha mer flexibilitet kan du överväga en SEP IRA. Kom bara ihåg att om du har anställda i år du bidrar, måste du bidra med samma procentandel för dem som du bidrar för dig själv.

Å andra sidan, om du vill att dina anställda ska hjälpa till med att finansiera sitt pensionskonto, kanske du vill överväga en ENKEL IRA, tillgänglig för företag med upp till 100 anställda.

  • Enkel användning

Som ett litet företag bör du aldrig välja en 401k plan som är för komplicerad för dig. Leta efter en enkel, enkel plan som gör det enkelt att ändra och hålla reda på dina anställdas konton. Målet är att uppmuntra anställda att bidra till sina 401 (k), inte att skjuta dem bort eftersom upplevelsen är förvirrande. Återigen, om du får en plan som är för komplicerad för dig att hantera, riskerar du att missa dina årliga tester.

Saker du behöver veta innan du planerar att skapa en 401k plan för ditt företag

Det är ett faktum att många företag överlåter upprättandet av sina 401 000 planer för att outsourcingföretag. Det i sig är inte dåligt, och även om du också har beslutat att lägga ut din, finns det saker du fortfarande behöver veta innan du går in på denna resa. De inkluderar;

  • Vet hur en 401k plan skulle gynna ditt företag

Företag skapar en 401k av olika skäl, och du måste veta varför ditt företag behöver en av sådana planer. Underlåtenhet att göra detta skulle innebära att du inte maximerar de möjligheter som den erbjuder. Om du behöver dina 401k för att vara ett verktyg som gör att du kan vara konkurrenskraftig på marknaden, utforma planen på ett sådant sätt att dina anställda belönas.

Om du behöver det som ett verktyg för kvarhållning, bygg sedan in skyddsåtgärder och incitament som skulle locka anställda att stanna på företaget och med planen. Om du vill ha det som ett verktyg för att kompensera ledningen, gör sedan företagets bidrag så att de flyter till ledningen på ett sätt som är legitimt. Du måste också undersöka dina anställdas demografi innan du sätter upp en plan så att du inte slösar bort din tid.

  • Det finns avgifter involverade i planen

Att sätta upp en 401k-plan kommer med en avgift, särskilt om du är en liten företagare. Om du tillhör den här kategorin, måste du budgetera mellan $ 1.500 till $ 3.000 för att få en 401 (k) igång. Det kan till och med vara mer än under vissa omständigheter, och det kan vara mindre än det också.

Några av avgifterna som vanligtvis kulminerar med detta belopp inkluderar; administrationsavgifter, investeringsavgifter (som dras av från investeringsavkastningen) och kanske till och med individuella serviceavgifter som varje deltagare i planen måste betala. Du skulle få information om dessa avgifter när du frågar. Vissa företag kan komma att få avgiften frångått, men detta är vanligtvis reserverat för stora företag.

  • 401k har olika typer

Det finns många typer av 401ks som finns, men de flesta arbetsgivare erbjuder antingen en traditionell 401 (k) plan eller en säker hamn 401 (k) plan. I en traditionell plan bidrar du med en procentuell inkomst till varje anställd eller matchar det belopp som dina anställda beslutar att sätta in på sitt konto.

Du kan till och med göra båda. Du måste uppenbarligen förbli med gränserna för den nuvarande skattelagstiftningen: $ 16 500 för personer under 50 år, med personer över 50 tillåtna fångstbidrag, upp till $ 22 000 per år. Det maximala totalbeloppet som du och din anställd kan bidra med är 49 000 USD.

Planen för säker hamn är ganska lik den ovan, men obligatoriska arbetsgivarbidrag måste till fullo ges när de görs.

  • Du skulle behöva gå igenom årliga tester

För traditionella 401 (k) planer finns det en årlig testning som ser till att varje anställd kan dra nytta av en 401 (k) som de förtjänar. En anställd som tjänar $ 110 000 eller mer per år betraktas som en högkompenserad anställd (HCE), och arbetsgivarna är skyldiga att testa för att säkerställa att fördelarna med planen inte snedställs till förmån för HCE: s än de icke-högkompenserade anställda (NHCE) .

Det finns två tester för att mäta detta: ett faktiskt test för utskjutningsprocent (ADP) och faktisk bidragsprocenttest (ACP). Om dessa test misslyckas kan 401 (k) förlora sin skattekvalificerade status, och alla bidrag och intäkter måste delas ut till alla plandeltagare. Om det händer kanske det låga slutet av löneanställda inte har något emot, men dina högsta inkomster skulle påverkas.

Så här startar du en 401K-plan för ditt småföretag i 7 steg

Att ställa in en 401 (k) plan för ditt företag är inte så komplicerat som du kanske tror. Det har faktiskt aldrig varit lättare för ett litet företag att köpa en plan och komma igång. Här följer stegen för att ställa in en 401 (k) plan för ditt företag:

  1. Bestäm om du vill få professionell hjälp eller inte

Ett av de första besluten du måste fatta när du börjar med den här typen av projekt är om du själv ska ställa in planen eller anställa en professionell för att hjälpa dig att få din plan från marken. Att ställa in planen och underhålla den själv kommer naturligtvis att vara mer kostnadseffektivt, men det kan ta mer av din tid.

De flesta småföretagare tycker att det är lättare och mer kostnadseffektivt att använda tjänsterna från en extern professionell. En professionell som kan hjälpa dig på detta område kan vara en tredjepartsadministratör, fondbolagleverantör eller försäkringsbolag.

Om du är en liten företagare, är det bästa möjliga valet för dig troligtvis en tredjepartsadministratör. Detta kan vara det bästa alternativet för dig eftersom ditt lilla företag kanske inte får så mycket uppmärksamhet från en tjänst som vanligtvis arbetar med medelstora eller stora företag och företag. Arbetsgivare som beslutar att använda en tredjepartsadministratör kan välja och välja mellan investeringsalternativ.

Om du är en medelstor företagare, skulle det bästa möjliga valet vara en fondbolagleverantör. Dessa leverantörer har ett antal olika planer som du kan använda. De har också ganska låga startavgifter och årliga underhållskostnader för sina grundläggande 401 (k) pensionsplaner. Även om fondbolagleverantörer är bra för medelstora företag, är de inte det mest lämpliga valet om du letar efter en mer komplex plan.

Om du är en stor företagare kan det bästa möjliga valet vara ett försäkringsbolag. Dessa företag är bäst för administration av komplexa pensionsplaner. Försäkringsbolag kommer att erbjuda dig en mängd olika investeringsalternativ, inklusive placeringsfonder för investeringsfonder om du letar efter högre tillväxtkrav.

Dessa planer kan dock vara dyra att starta. Detta kommer inte att vara ett problem för ditt företag om det är ett stort, pengarskapande företag. Det är därför det är mer lämpligt för större företag, i motsats till mindre företag som inte gör någon enorm vinst.

2. Ta reda på vilken plan som passar dig

Det finns tre typer av 401 (k) planer:

  • Safe Harbor 401 (k) -planen
  • Den traditionella planen 401 (k)
  • Enkel 401 (k) plan
  • Resultatdelningen 401 (k) plan

jag. Safe Harbour 401 (k) : Denna plan typ är ungefär som den traditionella plan typen. Den enda skillnaden är att arbetsgivarna är skyldiga att ge bidrag till sina anställda 401 000 konton. Genom att förbinda sig att göra dessa bidrag får en plan att kringgå test av icke-diskriminering. Företag av alla storlekar kan erbjuda en Safe Harbor-plan.

Safe Harbor-planen, som är det mest populära valet för småföretag med få anställda, gör det möjligt för företagare att bidra med det högsta tillåtna uppskjutningsbeloppet utan begränsningar i utbyte mot att ge ett matchande bidrag till sina anställdas konton.

ii. Traditionell 401 (k) : I denna typ av plan ges arbetsgivare för småföretag flexibiliteten att välja mellan att inte ge några bidrag till sina anställdas 401k-konton, göra vissa bidrag eller matcha en del av lönearbetstagarnas uppskjutande.

En arbetsgivare kan också ställa in dessa bidrag med en intjänandeperiod för att säkerställa minskad anställdomsättning. Anställda kan ge bidrag genom löneavdrag. Nondiskrimineringstest genomförs vanligen varje år för att säkerställa att företagare håller sig på sin egen sida av köpet.

Den traditionella planen gör det möjligt för företagare att anpassa sin plan. Företagare har fler alternativ när det gäller arbetsgivaravgifter, intjäningsplaner och till och med valet att inte matcha alls.

III. SIMPLE 401 (k) : SIMPLE är faktiskt en förkortning för Savings Incentive Match Plan för anställda. En enkel plan är bäst för företag med 100 eller färre anställda. I likhet med Safe Harbour-planen kräver ENKEL plan att arbetsgivare ska ge bidrag till sina deltagares 401 (k) -konton som omedelbart kommer. Enkla planer är också undantagna från tester utan diskriminering.

iv. Planer för vinstdelning föredras av partnerskapföretag som juridiska företag som belönar anställda baserat på de grupper de faller inom ( t.ex. partners, advokater och personal ). Det finns också den mindre vanliga individuella 401 (k) -planen för egenföretagare småföretagare.

3. Välj en leverantör och köp din plan

Det finns många frågor du behöver ställa om varje leverantör innan du bestämmer dig för att välja dem eller inte. Har leverantören gjort processen att köpa en 401 (k) plan enkel eller komplex? Passerar planen de anställdas grundläggande behov? Kan leverantören hantera ditt företags investeringsprogram? Kommer dina anställdas avgifter att hållas under en procent ? Välj bara en leverantör som svarar på dessa frågor bekräftande.

4. Lägg ner din plan i ett dokument

När du har valt en plantyp måste du skapa ett skriftligt dokument som kan tjäna som grund för att administrera din affärsverksamhet. Om du inte anställer en professionell eller finansiell institution för att etablera och underhålla 401 (k), måste du själv skapa ett skriftligt plandokument.

Om en professionell eller finansiell institution hanterar planen för dig kommer de att skriva den skriftliga planen. Den skriftliga planen måste ha alla villkor i din 401 (k) -plan. Det är ett juridiskt bindande dokument, så du kanske vill kontakta en professionell för hjälp.

Ditt dokument måste lista vilken typ av 401 (k) plan du har beslutat om och vilka funktioner du vill att planen ska ha (dvs. anställdas berättigande och bidragsbelopp). Du måste lika detaljera processen att bidra med och fördela medel.

5. Definiera vilken procentsats av löner som ska dras av

Du och dina anställda kommer att kunna välja den procentuella lönen som ska bidra från varje lönecheck. De flesta experter rekommenderar 10% av lönen som en bra utgångspunkt.

6. Anta en trustfond för din plan

Målet med att inrätta en 401k-plan är att samla in bidrag för dina anställdas räkning, och alla de anställdas och arbetsgivarnas bidrag måste förvaras på ett säkert ställe av en vårdnadshavare och övervakas av en förvaltare. När du ordnar förtroendet måste du välja en förvaltare.

Detta garanterar att medlen endast används av deltagarna och deras förmånstagare. Att besluta om en förvaltare är en viktig del i upprättandet av en plan, eftersom de måste hantera bidrag, planera investeringar och distributioner.

7. Ställ in ett inspelningssystem

Du måste hitta ett sätt att hålla reda på bidrag från anställda och arbetsgivare, inkomst och förluster, planera investeringar, utgifter och utdelningar. Om du lägger ut planen till en professionell eller finansiell institution kommer de att hantera registerföring för dina räkning. Om du gör det själv kan du överväga att använda lönsprogramvara eller SaaS-lönetjänster. Ditt registerföringssystem är viktigt för att utarbeta årsrapporter, vilket du måste göra.

8. Informera dina anställda om planen på marken

När du har skapat en plan och beslutat hur du ska hantera den måste du informera berättigade anställda om deras alternativ och också utbilda dem om hur mycket pengar de kan behöva under pensioneringen.

Förbered en sammanfattande planbeskrivning (SPD) för att distribuera till kvalificerade anställda i 401 (k) -planen. Detta låter berättigade anställda veta vad de kan förvänta sig av planen. SPD bör ha information om anställdas berättigande, bidrag, när det ges, utdelningar, anspråk och anställdas rättigheter och skyldigheter.

9. Börja njuta av fördelarna

Även om de stora fördelarna med att inrätta en 401 (k) -plan kommer på lång sikt, finns det kortfristiga fördelar för ditt företag, till exempel årliga skattelättnader och avdrag.

Hur du underhåller ditt företags 401 (k) -plan

Att välja en 401k-plan för ditt lilla företag och ställa in den för användning är bara början. För att säkerställa att din plan fortsätter att tjäna dina anställda och dig själv, är det vissa saker du måste ta del av.

Beroende på vilken typ av 401 (k) -plan du väljer att gå med, måste du genomföra icke-diskriminerande tester, ge arbetsgivaravgifter, rapportera planinformation och hålla koll på avgifterna. Om inte, kan du få påföljder för dig själv.

  • Din plan måste genomgå årliga tester

Om du har en traditionell 401 (k) plan, är den föremål för årliga 401 (k) tester för att säkerställa att alla anställda kommer till nytta, inte bara högt kompenserade anställda.

Det finns två typer av tester du behöver utföra: ADP (Test of Actual Deferral Procentage) och ACP (Actual Contribution Procentage Test). Dessa test jämför löneavskjutningar av högkompenserade anställda med icke-högkompenserade anställda. Den icke-diskriminerande testen används i princip för att hålla arbetsgivarna i kontroll. Om du misslyckas med detta test upprepade gånger skulle du få påföljder för dig själv.

  • Du måste lämna in bidrag

Eftersom du drar av 401 000 pengar från lönerna måste du ge arbetsgivaravgifter om du har en säker hamn eller ENKEL 401 (k) -plan. Tänk på att det kan finnas påföljder för sena 401 (k) bidrag, så du måste se till att dina bidrag alltid är i rätt tid.

  • Gör dina rapporter

För de flesta 401 (k) planer måste du lämna in formulär 5500, årlig avkastning / rapport om anställdsförmånsplan (formulär 5500-SF eller formulär 5500-EZ om tillämpligt). Denna årliga avkastning sker elektroniskt.

Du måste också distribuera dessa rapporter till deltagarna. Du bör också komma ihåg att ge en sammanfattning av materialmodifiering (SMM) när dina anställda gör ändringar i sin information. Du bör också distribuera en individuell förmånsförklaring (IBS) för att visa plandeltagarna deras totala fördelar. En annan sak du måste göra här är att distribuera en sammanfattande årsrapport (SAR) när du arkiverar formulär 5500 så att deltagarna vet att du rapporterade till IRS, och att din uppsättning är legitim.

  • Notera dina avgifter och avgifter

Tänk på att priset du betalar för en 401 (k) plan inte slutar med att ställa in det. Vanligtvis tittar du på att betala planadministrationsavgifter, investeringsavgifter och individuella serviceavgifter.

Bokföringskostnader sträcker sig vanligtvis från 0, 25% till 1% av pengarna i planen, medan investeringskostnadshanteringskostnaderna kommer att variera beroende på både förvaltaren och investeringsvalen. Lägg till det, så kan kostnaderna enkelt nå 3%. Dessutom måste varje plan med mer än 100 deltagare genomgå en årlig revision, vilket kan lägga till kostnaden.

Det finns också planer som tar ut en fast avgift, som Online 401 (k) har planer för småföretag (upp till 100 arbetare) som börjar på cirka 1 200 USD per år, plus en månadskostnad på $ 4 per anställd.

Återigen, om planleverantören lägger ut många av nyckelfunktionerna, inklusive efterlevnad, journalföring och investeringsrådgivning, kan du hamna betala mycket i dolda avgifter. Leta efter en plan som gör dessa internt - och åtminstone se till att du förstår alla inblandade avgifter. Fråga om installationsavgifter, månadsavgifter, årsavgifter, Form 5500-avgifter och om en leverantör förväntar dig att betala avgifter till någon annan.